ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری دو اصطلاح اساسی و پرکاربرد در دنیای حسابداری هستند که داشتن دانش کافی در مورد آنها و مهمتر از آن نحوه ثبت حسابداری آنها برای هر کسب و کاری بسیار مهم است. در صورتی که فرآیند مطالبات و پرداختنی ها بلندمدت باشد و طرفین و شرکت نسبت به یکدیگر تعهداتی داشته باشند، از طریق اسناد دریافتنی و پرداختنی مختلف انجام می شود.
در واقع این اسناد همان اسناد مدت‌دار خزانه‌داری در حسابداری هستند. در ادامه نحوه ثبت اسناد دریافتنی و بدهکار در حسابداری و مراحل ثبت آنها در خزانه را به تفصیل توضیح خواهیم داد.
اسناد دریافتنی
اسناد دریافتنی به اسناد یا چک‌هایی اطلاق میشود که از شخص حقیقی یا حقوقی در قبال خدمات یا طلب خود از فرد دیگری دریافت میشود و دریافت‌کننده خدمت یا یا مبلغ بدهی، موظف است که در تاریخ معین به شخص دیگر بدهکار است. اسناد دریافتنی در واقع همان چک هایی است که از افراد دیگر دریافت می کنید و با نام حساب های دریافتنی در دفتر ثبت می شود.
اسناد دریافتنی در هنگام سررسید باید از بانک برداشت شود و یا در صورت نبود مبلغ در حساب صادرکننده چک، به او عودت شوند. این اسناد را می توان قبل از تاریخ سررسید یا به اصطلاح هزینه به شخص دیگری منتقل کرد. البته با نرم افزار حسابداری می توان تمامی این مراحل را به راحتی انجام داد.
موسسه حسابداری پدیده حساب به منظور رفع نیازهای حسابداری و مدیریتی شرکت ها، موسسات، کارخانجات و ارتقاء سطح کیفی اطلاعات مالی و سیستم های مدیریتی و کمک به ایجاد انضباط مالی در بخش های عمومی، خصوصی و … ، فعالیت های حرفه ای خود در زمینه موسسه حسابداری در اصفهان ، خدمات مشاوره مالی و مالیاتی ، سامانه مودیان در اصفهان و … را با بهره گیری از كادری مجرب و نیروهای متخصص با اتكاء به سال ها تجربه جهت خدمت رسانی هر چه بهتر در اصفهان آغاز نمود و فعالیت خود را در این استان بسط داده است.
اسناد پرداختنی چیست؟
اگر بخواهیم به زبان ساده اسناد پرداختنی را تعریف کنیم، اسناد پرداختنی به بدهی ها و تعهد های مالی در قالب چک یا سفته گفته میشود که هر کسب و کاری به دلایل مختلف مثل خرید نسیه مواد اولیه، اجاره ملک یا بدهی و یا هر دلیل دیگری متعهد به پرداخت آن در آینده کوتاه مدت میشود. این اسناد ماهیت بدهکار دارند.
اسناد پرداختنی را می توان بر اساس عوامل ایجاد بدهی به دو دسته تجاری و غیرتجاری تقسیم کرد که در ادامه به توضیح آنها می پردازیم:
اسناد پرداختنی تجاری
همانطور که در بالا اشاره کردیم معمولاً در قالب چک و سفته اسناد پرداختنی به بدهی یک شرکت یا سازمان گفته می شود. اسناد پرداختنی تجاری، همانطور که ممکن است از نام آن حدس بزنید، مربوط به وام هایی است که طرف مقابل (بستانکار) یک شخص تجاری یا بازرگان است.
به عنوان مثال، زمانی که ما برای یک شرکت پول قرض می کنیم یا برای یک کارخانه یا شرکت مواد اولیه میخریم، این وام ها به عنوان اسناد پرداختنی تجاری در نظر گرفته می شود.
اسناد پرداختنی غیرتجاری
اسناد پرداختنی غیر تجاری مربوط به زمانی است که بدهی ها به شخص یا اشخاص غیر تجاری باشد. به طور مثال وقتی که از یک مالک، دفتری را برای شرکت اجاره میکنیم یا زمانی که با یک رستوران کترینگ برای ناهار کارکنان قرارداد میبندیم.
بدهی غیرتجاری مربوط به مورد بدهی به افراد غیر انتفاعی است. به عنوان مثال، اگر یک دفتر شرکت را از مالک اجاره کنید یا با یک رستوران برای ناهار کارمندان قرارداد ببندید.
تفاوت حساب های ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی
حساب های پرداختنی دقیقا برعکس حساب های دریافتنی است. حساب های پرداختنی بدهی های شرکت به تامین کنندگان را نشان می دهد، اما حساب های دریافتنی بدهی های اشخاص دیگر به شرکت را نشان می دهد.
همانطور که در بالا ذکر شد، حساب های دریافتنی یک دارایی و حساب های پرداختنی از بدهی های یک شرکت است. در ادامه با ذکر یک مثال می توان به راحتی تفاوت حساب های دریافتنی و پرداختنی را توضیح داد.
ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی به چه شکلی است؟
در این قسمت به شکل مجزا نحوه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی را توضیح می‌دهیم:
الف) ثبت‌اسناد دریافتنی
هنگام اسناد دریافتنی، پرداخت کننده، بستانکار و حساب اسناد دریافتنی(در اینجا به عنوان گیرنده در نظر گرفته می شود) بدهکار می شود. اسناد دریافتنی بعد از استعلام از بانک به متقاضی تحویل داده یا مسترد می شود. تحویل چک به شخص یا بانک. سپردن چک به کسی را نقد کردن چک می گویند. چک هایی که به بانک ها داده شده، مسترد یا وصول می شود.
نحوه ثبت چک خرج شده
اگر چک یا سند دریافتنی خرج شود، شخص حقوقی یا حقیقی گیرند چک، بدهکار و اسناد دریافتنی بستانکار، به شمار می‌رود. برای ثبت سند واگذاری اسناد دریافتنی به طور کلی باید حسابی به نام «اسناد در جریان وصول» در حسابداری خزانه افتتاح شود.
هنگامی که بانک چکی را برمی گرداند یا وصول می کند، بستانکار باید با ارائه چک به بانک، بدهکار شود. پس از تایید این حساب، حساب اسناد دریافتنی نیز بستانکار می شود و بالعکس.
ثبت حسابداری چک برگشت‌خورده
همانطور که قبلاً اشاره کردیم، با برگشت چک، شخص حقوقی یا شخصی حقیقی که چک را ارائه داده، بدهکار و حساب « اسناد در جریان وصول» به بستانکار تبدیل می شود.
اسناد دریافتنی در جریان وصول
در این سندها، حساب «اسناد در جریان وصول» بستانکار و حساب بانکی دریافت‌کننده چک، به‌عنوان بدهکار ثبت خواهند شد.
ب) ثبت اسناد پرداختنی
برای ثبت چک صادره توسط شرکت، شخص حقوقی یا شخص حقیقی باید حساب صندوق یا ذینفع به عنوان گیرنده و حساب بانکی یا بدهی به عنوان پرداخت کننده درج شود.
ثبت سند وصول اسناد پرداختنی
هنگام وصول چک های صادره از اشخاص دیگر، سند باید به خزانه واریز شود. در این صورت حساب بانکی پرداختنی بستانکار و حساب پرداختنی وام گیرنده بدهکار خواهد بود.
سند ابطال پرداخت
یکی از اسناد مدت‌دار خزانه‌داری که در حسابداری باقی می ماند، سند ابطال پرداخت است. در صورت برگشت چک، این اسناد موقت صادر می شود. برای صدور سند ابطال ابتدا باید نام بانک پرداخت کننده، گیرنده چک و از همه مهمتر صندوقی که چک در آن باطل می شود را ارائه کنیم.
به این ترتیب می توانیم هر زمان که بخواهیم به پوسته چک دسترسی داشته باشیم و بدانیم کجاست. در این شرایط بدهکار به عنوان حساب پرداختنی و بستانکار به عنوان حساب دریافت کننده در نظر گرفته می شود.
تعریف و تغییر اسناد مدت‌دار
به دنبال اتفاقات مالی و اقتصادی که در هر شرکتی رخ می دهد، اسناد اسناد دریافتنی و پرداختنی (همان اسناد مدت‌دار خزانه‌داری در حسابداری)تغییر می کند که باید در حسابداری شرکت اعمال شود. طبق اصول حسابداری، سند حسابداری نباید تغییر کند. فقط یک سند اصلاحی جدید را می توان ایجاد و تعریف کرد. در بیشتر موارد، اصلاحی همچنان بدون صدور سند جدید نظارت می شود. این روش به هیچ وجه توصیه نمی شود.
برای صدور سند اصلاح شده کافی است سند قبلی را صادر کنید تا رقم مورد نظر تصحیح شود. کافی است در انتهای سند، تاریخ سند مربوطه و و این که بابت اصلاح کدام سند صادر شده قید شود. سهولت در اصلاح سند و عدم به جا گذاشتن ردی از خطا از بارزترین مزایای روش اصلاح مستقیم است.
از معایب این روش می توان به امکان تغییر حساب و تخلف اشاره کرد. در این صورت باید گزارش تهیه شده به دلیل سند اشتباه قبلی اصلاح شود. اگر بعد از تهیه و اصلاح گزارش نهایی چندین بار خطا تکرار شود، کمی گیج کننده است و تشخیص علت تغییر نتایج گزارش مشکل است و این مورد دیگری از معایب روش اصلاح مستقیم است.
روش اصلاح غیر مستقیم که با صدور اسناد اصلاحی جدید همراه است و همچنین پایبندی بیشتری به اصول حسابداری وجود دارد. در نتیجه گزارش‌ها تهیه شده همواره به‌روز بوده و احتمال سوءاستفاده کمتر است.
خدمات پدیده حساب
- امور مالیاتی
- امور حسابرسی
- امور ثبتی
- امور حسابداری
- نیروی انسانی
- اعزام نیرو
- وکالت اداری
- تامین اجتماعی
آخرین اخبار و مقالات
اخبار
آخرین اخبار پدیده حساب
ویدئو های آموزشی
آموزش های متنوع حسابداری
مقالات
مقالات مرتبط با حسابداری
مشاوره رایگان
در صورت نیاز به مشاوره رایگان فقط کافیست شماره تماستان را در فیلد زیر وارد کنید. همکاران ما در اولین فرصت با شما تماس خواهند گرفت.
لینک های مرتبط
- قوانین اداره مالیات
- استاندارد های حسابرسی
- دانلود نرم افزار پارسیان
مطالب مرتبط
خدمات پدیده حساب
- امور مالیاتی
- امور حسابرسی
- امور ثبتی
- امور حسابداری
- نیروی انسانی
- اعزام نیرو
- وکالت اداری
- تامین اجتماعی
مشاوره رایگان
در صورت نیاز به مشاوره رایگان فقط کافیست شماره تماستان را در فیلد زیر وارد کنید. همکاران ما در اولین فرصت با شما تماس خواهند گرفت.
لینک های مرتبط
- قوانین اداره مالیات
- استاندارد های حسابرسی
- دانلود نرم افزار پارسیان